■当事務所では、関与先様のマイナンバーは厳重に保管させていただく仕組みを構築しております。
1.保管庫
当事務所は、関与先様のマイナンバーの記載のある申告書類等の紙ベースの重要書類は、専用保管庫で厳重に保管しております。
社員一人一人が認証キーを持ち、警備会社により、常時入退室の管理がなされており、不法侵入があった場合には、警備会社に通報がされます。
2.保管庫内
保管庫内では、管理棚に施錠をして、重要書類を厳重に保管しております。
3.データの保管
関与先様のデータベースは、株式会社TKCのデータセンター(TISC)に預けております。
TISCは、パブリッククラウドにおける個人情報の保護に特化した国際規格ISO/IEC27018の認証を取得しています。災害に強い堅牢な建物と最高度のデータセキュリティ体制を備えたTKCが自社で保有するデータセンターです。TKCの正社員が24時間365日、サービスの稼働状況を監視しているので、安心してマイナンバーを保管できます。
4.関与先様のマイナンバーの保管のお手伝い
マイナンバーのライフサイクルでは、保管、収集、利用、破棄という流れで運用する必要があります。
当事務所では、関与先様がスムーズに運用ができるようPXまいポータルを推進しております。PXまいポータルは、給与計算・年末調整等の実務で必要なマイナンバーを、安全に保管していただけます。
■PXまいポータルの特徴
(1)保管 → マイナンバーのTKCデータセンター(TISC)保管機能
社内のパソコンにマイナンバーを保管しないので、情報漏えいリスクと社内での運用負担を軽減します。
(2)収集 → 扶養控除等申告書のWeb入力・確認機能
扶養控除等申告書と一緒にマイナンバーを役社員から収集できます。
(3)利用 → 給与明細等のWeb閲覧機能
給与明細や源泉徴収票等を役社員へ安全に配付できます。